Gestão educacional: como o CRM pode organizar os processos de matrículas? 

A automação de tarefas é uma realidade cada vez mais presente no contexto educacional. Nesse sentido, as novas tecnologias proporcionam ao gestor escolar algumas ferramentas para economizar tempo e recursos, e ainda ajudam a melhorar os fluxos de caixa. Logo, tarefas burocráticas como os processos de matrículas tendem a deixar de ser manuais e a ganhar contornos modernos, ágeis e assertivos. 

Conforme você já conferiu aqui no Blog Redigir, a questão do relacionamento é uma das estratégias essenciais para fazer captação de alunos. Mas, como promover essa aproximação com eficiência e, consequentemente, transformar os leads captados em negócios efetivados? Antes de tudo, é preciso organização. O ato de organizar, inclusive, deve ser praticado diariamente e em todas as fases de um processo, pois, do contrário, o sucesso nas operações não acontecerá. 

Para promover a organização com eficácia, a gestão escolar deve mapear todos os processos. Ou seja, é preciso conhecer na palma das mãos cada uma das etapas e das tarefas associadas a um determinado objetivo. Logo, torna-se imprescindível lançar mão de recursos que ajudem a organizar fluxos e trazer resultados. Para organizar a questão das matrículas, o gestor pode contar com ferramentas como o CRM, isto é, um recurso que ajuda a transformar os alunos captados em clientes. Neste artigo, você descobre como esse sistema pode modernizar ainda mais o seu sistema de gestão.

O que é um sistema CRM?

CRM é a sigla para o termo em inglês Customer Relationship Management, ou, em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente. Em síntese, trata-se de um sistema de gestão de negócios que permite registrar e mapear todas as etapas de um contato que um consumidor tem com um vendedor.

Dessa forma, quando o comercial entra em contato com um possível cliente, consegue armazenar no CRM dados como nome, contatos, visitas ao site e descrição de cada uma das interações. Logo, dados de clientes, Leads e oportunidades ficam centralizados. Consequentemente, a empresa oferece uma melhor experiência aos consumidores durante todo o processo de venda e fideliza o relacionamento com os clientes.

Vale frisar que o CRM também torna as abordagens mais assertivas. Sendo assim, da próxima vez que entrar em contato, o vendedor terá à disposição o histórico de informações trocadas durante as ligações anteriores.

Possibilidades de operação do CRM

Em síntese, um sistema de CRM pode operar de duas maneiras: 

no computador 

na nuvem

Com ares de modernidade, o funcionamento em nuvem proporciona mais praticidade e economia. Para começar, esse modus operandi de CRM não demanda a compra de servidores e, consequentemente, dispensa esforços externos para fazer a manutenção. Em outras palavras, o departamento de TI de sua escola pode resolver quaisquer bugs ou atualizações. 

Além disso, o armazenamento em nuvem flexibiliza o trabalho do vendedor, já que pode ser acessado a partir de qualquer navegador ou mesmo de dispositivos móveis. Outra vantagem notável é a segurança, pois os dados estão em servidores externos, espalhados pelo mundo. Por fim, mas não menos importante, há a questão da organização, uma vez que são eliminadas as anotações avulsas e planilhas.

Se chegou até aqui, certamente você observou que o CRM é uma ferramenta ideal para que um time de vendas trabalhe em alta performance. Adiante, vamos pontuar a relevância desse sistema na desburocratização dos processos de matrículas de sua escola.

Existe CRM educacional?

Sim, existe. Antes de adentrarmos nesta questão, no entanto, é preciso reforçar que nada impede a utilização de sistemas convencionais de CRM nas instituições de ensino. Um CRM com perfil de Student Relationship Management (SRM), entretanto, potencializa as chances de transformar alunos captados em matrículas efetivadas. As possibilidades reais de conseguir resultados concretos nos processos acontecem porque o CRM educacional é desenvolvido especificamente segundo as necessidades das instituições de ensino (IEs). 

Em suma, o CRM educacional é a ferramenta de um sistema de gestão escolar que monitora com mais assertividade todas as etapas do relacionamento com quem manifestou interesse pelas IEs. Com esse mapeamento de informações, o gestor escolar consegue desenvolver um relacionamento satisfatório com o seu público. A consequência da experiência positiva é a conversão de leads em clientes reais, ou seja, a concretização de matrículas. 

As vantagens de utilizar um CRM escolar, porém, não param por aí. Abaixo, você confere um pouco mais sobre esses benefícios.

O que um gestor pode fazer em um CRM educacional?

O CRM para escolas é uma ferramenta que automatiza os processos de matrículas. Em outras palavras, a utilização desse tipo de programa otimiza o desenvolvimento de todas as etapas do funil de vendas. Dessa forma, além de cadastrar a ficha dos clientes em potencial, o software possibilita:

Indicar turma ou curso de interesse

Demarcar o momento do cliente na jornada de compra

Registrar “atividades” e tomar notas sobre os tópicos abordados em cada contato

Inscrever interessados em futuros eventos de divulgação

Gerenciar processos seletivos de alunos

Fazer a matrícula

Ademais, o CRM permite a criação de um formulário de contato que pode ser adicionado ao site da instituição. De forma automatizada, esse recurso importa os dados coletados dos clientes em potencial para o sistema. Na sequência, basta iniciar as rodadas de negociações e trabalhar com foco na efetivação de matrículas. 

Os benefícios de usar o CRM na gestão escolar

Antes de conhecer os ganhos que essa ferramenta proporciona, o gestor precisa se atentar para uma questão que norteará toda a sua escolha. Afinal, para trazer resultados esperados para as escolas, o sistema de CRM deve oferecer design intuitivo, além das seguintes funções básicas:

Personalização, pois cada lead é uma pessoa com suas idiossincrasias e personalidades;

Integração, haja a vista a necessidade de combinar o CRM com a vida digital da IE;;

Automatização, porque é preciso suavizar o trabalho do gestor;

Relatórios, os dados são essenciais para o manejo de decisões;

Gerenciamento de contatos, agendas de papel já não fazem sentido;

Ferramentas de comunicação, é importante customizar emails e formulários.

Outra função indispensável em um CRM educacional diz respeito ao armazenamento de dados. Afinal, a obediência às diretrizes da LGPD faz parte do cotidiano escolar. 

Com essas funcionalidades elementares, o sistema proporciona os seguintes benefícios para a gestão escolar:

Centralização de informações;

Eficiência na hora de fazer um follow-up, ou seja, acompanhar os contatos ;

Maiores níveis de conversão de leads em alunos;

Estratégias de marketing mais direcionadas de acordo com as etapas do funil de vendas, que no caso de uma escola são as captação de alunos;

Gerenciamento humanizado e eficaz com pais ou responsáveis.

Como escolher um CRM para a escola

O mercado é abrangente e oferece várias possibilidades. Para fazer a sua melhor escolha, no entanto, o gestor escolar precisa fazer algumas observações. 

Para começar, é preciso entender a realidade da IE. Nesse sentido, é preciso ter a certeza de que a sua escola irá suportar a implantação do CRM, ou seja, é essencial analisar as equipes, as necessidades e a receptividade em torno da ideia de uma nova ferramenta. É fundamental, inclusive, considerar todos os setores da escola, pois o CRM impacta direta e indiretamente as equipes da instituição. 

Na sequência, deve-se fazer o exercício de analisar o processo de negociação que deverá considerar diversos fatores, incluindo suporte, precificação e tempo de implantação. Ademais, é interessante dar preferência para um serviço que, além das funções básicas citadas acima, ofereça:

Fluxo de inscrição e matrícula integrado;

Gestão comercial;

Suporte;

Gestão da permanência.

Por fim, a gestão escolar deve estar pronta para entender que o CRM por si só não resolve as dores sobre captação de alunos. Afinal, qualquer recurso tecnológico torna-se pouco útil sem a existência de estratégias de marketing focadas na captação de alunos.